منابع تحقیق درمورد عملکرد سازمان

بند آمده است که به تبع آن شرح وظایف تدوین شده است.
این اصول کلی تحت عناوین گروه «اطلاعات، ارتباطات، تشریفات»، گروه «بررسی، مطالعات، ارشاد» قسمت «تبلیغات و انتشارات‌» تنظیم شده است که به تناسب حجم وظایف هر روابط عمومی قابل تعمیم به گروه‌ها یا قسمت بیشتری خواهد بود.
ـ به منظور توجه به سطوح وظایف روابط عمومی‌ها که لزوماً باید از پُست کارشناسی برخوردار باشد، در سازماندهی وظایف، گروه پیش‌بینی شده است تا به تبع آن پست‌های کارشناسی ملحوظ شود.
ـ یکی از ضعف‌های عمده روابط عمومی‌ها، خارج شدن از وظایف ستادی خود به سمت‌ کارهای اجرایی است که به منظور احتراز از آن وظایف، بررسی رسانه‌ها و مطالعات امور فرهنگی روابط عمومی در قالب گروهی متمایز، پیش‌بینی شده است. وظایف نیمه ستادی در قالب گروه اطلاعات، ارتباطات و همچنین وظایف اجرایی در قالب قسمت تبلیغات و انتشارات ملحوظ شده است تا ضمن تمایز، وظایف هم‌سنخ در یک ردیف قرار گیرد.
پیش‌بینی گروه و قسمت این انعطاف را نیز حاصل می‌کند که علاوه بر برخورداری از پست‌های کارشناسی، از پُست‌های غیرکارشناسی (فاقد مدارک دانشگاهی) با استعداد و مجرب نیز بتواند برخوردار شود.
ـ همچنین با پیش‌بینی گروه مطالعات، علاوه بر فواید فوق‌الاشاره حرکت روابط عمومی‌ها در جهت رشد و تکامل و ارتقای سطح کارشناسی و تخصص و معلومات استمرار خواهد یافت.
ـ در عین حال که وظایف روابط عمومی همچون حلقه‌های زنجیر به هم بسته و پیوسته هستند، با وجود این وظایف بخش‌ها از یکدیگر متمایز و هم ردیف گشته‌ تا امکان سازماندهی و اعمال تقسیم وظیفه حاصل شود و عدم تداخل و اختلاط به طور کامل رعایت شده است.
ـ در حالی که همه وظایف و امور مربوط به روابط عمومی‌ها مدنظر قرار گرفته است، در عین کلیت، روشن بیان شده است و به عبارت دیگر جامع و مانع است.
ـ در روش نگارش و ویرایش، مسایلی اساسی رعایت شده است از جمله حفظ تقدم مسایل کلی و اساسی.
ـ از نظر تقسیم وظیفه، تعادل و همسنگ بودن میزان و حجم وظایف بین چند بخش مطروح شده است.

ـ نظر به اینکه قابلیت اجرا و پیاده شدن شرح وظایف، منوط به اعمال سازماندهی و تقسیم وظایف است، از این رو رعایت امر شده است.
ـ از آن‌جا که در بعد تبلیغات و ارشاد عموماً انجمن اسلامی با همکاری روابط عمومی و ارشاد فعالیت چشمگیر و مردمی دارند، بعضاً معتقدند روابط عمومی در اجرای این امور دخالتی نداشته باشد، لکن به منظور هرگونه هماهنگی، ایجاد امکانات، تنظیم سیاست و غیره، همکاری فی‌ما‌بین امری اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. از طرفی نظر به عدم ضمانت اجرا در چارچوب ضوابط و مقررات اداری، احتمال توقف این وظایف وجود خواهد داشت. پس در شرح وظایف باید متولی آن امور منظور شود. با وجود این در خاتمه تبصره‌ای پیش‌بینی شده است تا نظر این دسته هم تأمین شود.

2-1-5- بخشنامه ها و ابلاغیه های‌ مربوط به جایگاه روابط عمومی‌ها
در تاریخ 16/4/1364 بخشنامه ای مبنی بر تعیین وظایف روابط عمومی ها به تصویب هیات وزیران رسید.این بخشنامه در 5ماده به تصویب رسیده و ابلاغ شده بود. (پیوست شماره 2)
ابلاغیه 10 ماده ای شورای اطلاع رسانی دولت
آخرین مصوبه انجام شده درکشور مربوط به آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی در دستگاههای اجرایی می باشد که هییت وزیران درجلسه مورخ 23/2/1386 بنا به پیشنهاد مشترک شماره 312/2082 س خ مورخ 23/3/1386 وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ،معاونت حقوقی و امور مجلس رییس جمهورو شورای اطلاع رسانی دولت وبه استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران،تصویب نموده اند.آیین نامه مذکور ده ماده داشته و بطور خلاصه موارد قابل توجه این ابلاغیهعبارتست از :
ماده2.8 .اهداف، وظایف و کارکردهای روابط عمومی در سازمان:
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می‌شود. بی‌تردید، این وظیفه، در قالب مجموعه‌ای از فعالیت‌های ارتباطی صورت می‌گیرد که تحت عناوین نسبتاً ثابتی شامل ارتباط با رسانه‌ها و سازمان‌ها، ارتباط مردمی، پژوهش، آموزش، برنامه‌ریزی، انتشارات، امور فرهنگی و نمایشگاه‌ها، سنجش افکار و پشتیبانی از آنها یاد می‌شود.
باید تأکید کرد که در تعیین ساختار مناسب برای روابط عمومی، با توجه به کوچکی یا بزرگی سطح عملیات آن، می‌توان از نمودار تشکیلاتی پیشنهادی استفاده کرد.
2.8.1. ارتباطات، سیاست‌گذاری
2.8.2. ارتباطات فرهنگی، تبلیغات
2.8.3. انتشارات
2.8.4. سنجش افکار
2.8.5. آموزش، پژوهش و برنامه‌ریزی
ماده2.9. زیرساخت‌های روابط عمومی
روابط عمومی برای اجرای وظایف خود، به زیر ساخت‌های زیر نیازمند است:
مدیریت روابط عمومی.
بخش برنامه‌ریزی و اعتباربخشی روابط عمومی.
بخش هماهنگی مراکز تابعه.
بخش ارتباطات فرهنگی.
بخش ارتباط با رسانه‌ها.
بخش ارتباط با همگانها و سازمانها.
بخش مطالعات افکار عمومی(سفیدی 80-1384).
توزیع وظایف در زیر ساخت‌ها
در ادامه ابلاغیه به وظایف مدیر روابط عمومی اشاره شده است.طبق این ابلاغیه وظایف مدیر روابط عمومی به شرح زیر است:

2-1-6- مدیر روابط عمومی و وظایف آن
مدیر کل روابط عمومی سازمان زیر نظر مستقیم مدیریت سازمان و با حکم وی منصوب می‌شود. وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات این اداره کل، افزون بر وظایف، مسئولیتها و اختیارات عمومی مدیران، به شرح زیر است:
* مسئول امور برنامه‌ریزی، هماهنگی، هدایت و نظام‌مند کردن شیوه‌های بهره‌گیری از امکانات و منابع به منظور نیل به اهداف و تحقق بخشیدن به مأموریتهای محوله و وظایف مصوب و نظارت بر جریان امور و پاسخگویی نهایی کلیه فعالیت‌ها، برنامه‌ها و طرح‌های روابط عمومی.
* گزینش و انتصاب مدیران و مسئولان واحدها و بخشها و ساختارها حسب تشکیلات مصوب.
* بررسی و تأیید صلاحیتهای عمومی مدیران و مسئولان روابط عمومی در مراکز تابعه به عنوان پیش نیاز صدور احکام انتصاب آنان از سوی مسئولان مربوط.
* تدوین و ابلاغ دستورالعملها و نظامنامه‌های اجرایی به مدیران و کارکنان روابط عمومی و نظارت بر حسن اجرای آنها.
* تلاش به منظور ایجاد و ارتقای مناسبات و ارتباطات سازمان با سازمانها و نهادها در محدوده مأموریت و وظایف محوله.
* انتخاب مشاوران از میان فرهیختگان، صاحبنظران، کارشناسان و متخصصان از داخل و خارج سازمان به انگیزه تقویت ارتباطات و غنی‌سازی شیوه‌های اجرایی و ارتقای سطح نوآوریها و خلاقیتها و اعتلای جایگاه سازمان در افکار عمومی.
* دریافت دستورها و رهنمودهای مدیریت سازمان و اجرای دقیق آنها و تهیه و ارایه گزارش از نحوه اجرای آنها به مدیریت.
* تهیه، تنظیم و ارایه گزارش‌های ادواری منظم از جریان پیشرفت امور و عملکرد روابط عمومی به مدیریت.
* تهیه و تدوین برنامه‌ و بودجه سالانه روابط عمومی با تعیین اولویتها و رئوس برنامه و اقدامها.
* ایفای نقش سخنگویی و نمایندگی سازمان به منظور برقراری ارتباط با رسانه‌های ارتباط جمعی و ارایه اطلاعات به آنها و شرکت در مجامع، شوراها، ستادها و جلسه‌ها.
* بخش‌ برنامه‌ریزی و اعتبار بخشی روابط عمومی
* طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقای کمی و کیفی فعالیتها و بهبود امور روابط عمومی.
* نقد و ارزیابی فعالیت‌های بخش مختلف روابط عمومی.
* تهیه گزارش عملکرد ادواری (سه ماهه، شش ماهه، سالانه) از عملکرد روابط عمومی سازمان.
* برنامه‌ریزی برای ارتقای سطح بینش مدیران در زمینه امور روابط عمومی و افزایش توان و مهارت تخصصی و علمی کارکنان روابط عمومی و طراحی برگزاری سمینارها و دوره‌های آموزشی در این راستا.
* ارایه طرح‌ها و ایده‌های نو برای توسعه فعالیت‌های روابط عمومی و تدوین دستورالعمل‌های لازم برای نظام‌مندی امور.
* ارایه خدمات کارشناسی مورد نیاز برای انجام بهینه وظایف روابط عمومی.
* ارایه خدمات مشاوره در تدوین سیاستها، اقدامات و برنامه‌های روابط عمومی.
* بررسی و نقادی سیاستها، اقدامها و برنامه‌های سازمان از زاویه روابط عمومی و طرح نظریه‌های اصلاحی برای ارایه به مدیریت.
* بخش هماهنگی مراکز تابعه
تهیه و تنظیم نظامنامه‌های کلی روابط عمومی برای ایجاد هماهنگی بین واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه.
* بررسی ایجاد یا حذف پستها و واحدهای روابط عمومی (امکان‌سنجی و سنجش نیاز و ارایه پیشنهاد به مدیریت روابط عمومی).
* برگزاری جلسه‌ها و سمینارهای سراسری و منطقه‌ای و ارتباط مستمر با واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه.
* پشتیبانی واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه در زمینه مواد انتشاراتی و تبلیغاتی، انجام امور فرهنگی، و تبلیغی و برنامه‌ای با مشارکت سایر واحدهای روابط عمومی.
* شناسایی و معرفی شیوه‌های بهینه‌سازی فعالیت‌های روابط عمومی در سازمان با کسب نظر از دفاتر روابط عمومی مرکزی تابعه و ایجاد زمینه‌های همفکری و مشارکت آنان برای بهبود امور روابط عمومی.
* ارسال مواد انتشاراتی، کارتها، جزوات و خبرنامه‌ها به روابط عمومی مراکز تابعه.
* نظارت بر کار روابط عمومی‌های مراکز تابعه از طریق دریافت گزارش عملکرد.
* ایجاد هماهنگی با روابط عمومی‌های مراکز تابعه و ایجاد وحدت رویه بین آنها و روابط عمومی.
* سرکشی به دفاتر نمایندگی و مراکز نمایندگی و مراکز و ارایه گزارش به روابط عمومی.
* بخش ارتباطات فرهنگی
* سیاستگذاری، برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت بر فعالیت‌های انتشاراتی روابط عمومی‌ها و مراکز تابعه.
*انتشار بروشورهای فشرده عملکرد سازمان در اندازه‌های مناسب برای عرضه در نمایشگاه‌ها و سمینارها و ارسال به مطبوعات، هنرمندان، مسئولان، نخبگان جامعه، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و سایر اندیشمندان جامعه.
* انتشار مجموعه پیشنهادهای کارکنان.
* انتشار کتاب، جزوه، کاتالوگ، پوستر و سیلک در موارد نیاز.
* تهیه بریده اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزیع بین مدیران ارشد سازمان.
* تهیه و تنظیم، انتشار و توزیع نشریه داخلی و برون سازمانی.
* تهیه و تنظیم مقاله‌ها، اخبار و گزارش‌های مورد نیاز نشریات نوبتی.
* برگزاری مصاحبه با مسئولان سازمان برای درج در نشریات نوبتی.
* اشتراک نشریه‌های برون سازمانی مورد نیاز و توزیع بین درخواست‌کنندگان و گروه‌های مختلف سازمان.
* ایجاد فروشگاه عرضه انتشارات سازمان در سطح تهران و مراکز.
* نظارت بر توزیع نشریات در داخل.
* نظارت بر انتشار هرگونه نشریه و صدور مجوز برای انتشار آنها در داخل سازمان.
* سازماندهی و اداره دفتر نویسندگان سازمان.
* تدوین تقویم سالانه مراسم و نمایشگاههای داخل و خارج (در صورت نیاز).
* برگزاری نمایشگاه علملکرد به منظور آشنایی کارکنان با دستاوردهای سازمان.
* برگزاری نمایشگاه عملکرد برای آشنایی اقشار مردم با دستاوردهای سازمان.
* شرکت در نمایشگاه‌های مختلف داخلی و خارجی و مدیریت آنها.
* راه‌اندازی و اداره نمایشگاه دایمی عملکرد سازمان.
* برگزاری مراسم در مناسبتهای ملی و انقلابی و مشارکت در برگزاری سایر مراسم در سازمان و تشکیل «دبیرخانه دایمی مراسم و مناسبت‌ها» با مشارکت سایر بخش‌ها.
* برگزاری مراسم تقدیر از بازنشستگان سازمان به صورت فصلی با همکاری واحدهای مربوط.
* انجام اقدامات فرهنگی در داخل و فضاسازی لازم در این باره در ساختمان‌های مختلف.
* ارسال پیام تبریک و تسلیت به کارکنان در مناسبتهای شادی و غم.
* ایجاد و هماهنگی در اداره فروشگاه و نمایشگاه کتاب در ساختمان.
* برگزاری مسابقه‌های فرهنگی برای کارکنان و عموم مردم.
* تدوین نظام جامعه امور فرهنگی و نمایشگاهی سازمان.
* تهیه و تدوین گزارشهای ویژه برنامه‌های مناسبتی و گردهمایی‌ها و نمایشگاه‌ها به صورت جامع و مصور برای ارسال به مسئولان سازمان.
* سیاستگذاری، برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت بر فعالیت‌های تبلیغی واحدهای روابط عمومی در روابط عمومی مراکز تابعه.
* برگزاری برنامه‌های بازدید اقشار مختلف مردم، رهبران فکری، کارکنان و خانواده‌های آنان از فعالیت‌های سازمان.
* برگزاری جشنواره‌ها و نمایشگاههای عکس برای آشنایی مردم با دستاوردهای سازمان.
* مستندسازی تصویری عملکرد سازمان.
* راه‌اندازی واحد سمعی و بصری و مستندسازی تصویری فعالیت‌های روابط عمومی، مراسم و برنامه‌های مختلف.
* تشکیل دبیرخانه دایمی نمایشگاه‌های داخلی و خارجی با شرکت بخشهای ذی‌ربط.
* تشکیل دبیرخانه دایمی مناسبتها و مراسم با شرکت بخشهای ذی‌ربط.
* بخش ارتباط با رسانه‌ها
* برگزاری جلسه‌های هماهنگی با خبرنگاران، دبیران و مدیران مطبوعات به منظور ایجاد ارتباط صمیمانه و تنگاتنگ با آنها.
* انعکاس اخبار عملکرد سازمان در بخشهای مختلف به رسانه‌ها و جامعه.
* تهیه مقاله‌های تحلیلی از عملکرد و برنامه‌های سازمان و ارسال به مطبوعات.
* برگزاری مصاحبه مسئولان و مدیران سازمان با مطبوعات (عمومی و اختصاصی).
* پوشش خبری مراسم ملاقات مسئولان سازمان با مقامات داخلی و خارجی، سمینارها و نمایشگاهها.
* بررسی مطبوعات و پاسخگویی به انتقادها و ابهامات مندرج در مطبوعات در زمینه فعالیتهای سازمان.
* اعزام خبرنگاران رسانه‌ها به نقاط مختلف کشور برای بازدید از فعالیتها و طرحهای مهم سازمان.
* برگزاری میزگردهای تلویزیونی و مطبوعاتی.
* برگزاری سفرهای مطبوعات براساس تقویم سالانه.
* سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و نظارت بر فعالیت‌های ارتباطی مراکز تابعه در محدوده وظایف روابط عمومی.
* بخش ارتباط با همگانها و سازمانها

* تهیه، تنظیم و اجرای تقویم سالانه ملاقات اقشار مختلف مردم با مسئولان سازمان.
* پی‌ریزی و ایجاد ارتباط حسنه با کارکنان سازمان با استفاده از فنون ارتباطی و ارایه بعضی از خدمات فرهنگی ـ تبلیغی به آنان.
* دریافت تلفنی نظرات مردم و پاسخگویی به مکاتبات مردم.
* راه‌اندازی و اجرای «نظام پیشنهادی کارکنان».
* بررسی پیشنهادهای دریافتی از سوی کارکنان و ارجاع به بخش‌های ذی‌ربط و تقدیر مناسب از پیشنهاد دهندگان.
* برگزاری مراسم تقدیر از ارایه دهندگان پیشنهادهای مهم در پایان هر سال.
* تشکیل هسته‌‌های کارشناسی از کارشناسی سازمان در شاخه‌های مختلف فعالیت سازمان برای بررسی پیشنهادهای مأخوذه.
* همکاری در انتشار مجموعه پیشنهادهای کارکنان.
* بخش مطالعات افکار عمومی
* نظرسنجی از کارکنان درباره سیاستها، اقدامات و برنامه‌های سازمان و سایر موضوعات مرتبط به ارتباطات و بهره‌وری در سازمان.
* نظرسنجی از مردم درباره سازمان و فعالیتهای آن.
* تحلیل مستمر و منظم مطبوعات و نشریات تخصصی حوزه مربوط به فعالیتهای سازمان به طور فصلی و سالانه.

* تدوین و اجرای طرح جامع افکارسنجی در سازمان (همانص 89).
جایگاه تشکیلاتی روابط عمومی
ـ روابط عمومی هر دستگاه زیر نظر مستقیم بالاترین مقام آن دستگاه اداره می‌شود.
ـ مسئول روابط عمومی، حداقل مشاوره رئیس دستگاه بوده و حکم او مستقیماً توسط رئیس دستگاه صادر می‌شود.
ـ مسئول روابط عمومی در شورای برنامه‌ریزی یا بالاترین شورای تصمیم گیرنده دستگاه شرکت می‌نماید و لازم است تمامی اطلاعات مورد نیاز در اختیار ایشان قرار گیرد.
ـ سازمان امور اداری و استخدامی کشور موظف است با هماهنگی وزراتخانه‌ها

2-1-7- تشکیلات سازمانی روابط عمومی و وظایف آن
در کتاب مدیریت روابط عمومی برای اداره روابط عمومی در سازمانهای دولتی وظایف زیر پیش بینی شده است(مدیریت روابط عمومی –نصیری قیداری،ص183): روابط عمومی در کلیه وزارتخانه‌ها و سازمانهای دولتی دارای 5 اداره خواهد بود که رئوس وظایف این ادارات عبارتند از:
* اداره پژوهش و برنامه‌ریزی به عنوان رکن فکری مجموعه‌ روابط عمومی و تغذیه کننده اطلاعاتی سایر ادارات وظایف مهمی نظیر: انجام پژوهش در حوزه ارتباطات و روابط